Panduan Singkat MS. EXCEL part III

Untuk contoh buatlah tabel berikut:
Dari tabel diatas, kita akan mengisi kolom Nama Barang dan Nilai barang berdasarkan dari tabel daftar harga barang. Kita dapat mengisi sel E15 dengan rumus =VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan sel F15 dengan rumus =C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2). Copylah rumus tersebut kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan rumus, kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2001 (insert, function), dengan cara:  Klik sel E15  Pilih menu Insert dan klik Function sehingga muncul kotak dialok Paste Function.  Pada daftar Function category, klik Lookup & Reference dan pada Function name klik VLOOKUP lalu klik OK sehingga tampil kotak dialog VLOOKUP seperti berikut:


 Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan dengan tabel. Untuk contoh diatas, ketikkan D15.  Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca (tabel daftar harga barang). Ketikkan C5:E9 lalu tekan tombol F4 agar alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi $C$5:$E$9  Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data nama barang.  Klik OK, maka hasilnya ditampilkan pada sel E15.

Copylah rumus tersebut ekbawah sampai data terakhir. Lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom nilai barang. Jika tidak ada kesalahan, maka hasilnya seperti berikut:

Dengan cara kerja yang sama, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan fungsi HLOOKUP. 7. Mengatur Tampilan Mengatur tampilan merupakan hal penting dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih baik, maka apa yang kita olah akan lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu kita atur tampilannya, yaitu ; 7.1 Mengatur Tampilan Data Angka Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data angka ; 1. Secara langsung (Manual) Secara manual maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu kita mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan dengan koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000. untuk lebih jelasnya perhatikan tabel dibawah ini:


2. Menggunakan Perintah Format Cell Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;  Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.  Pilih dan klik menu Format, Cell atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.  Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number. Perhatikan gambar berikut:

 Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.  Klik OK untuk menutup jendela ini. Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting, pilih dan klik lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.

7.2 Mengatur Tampilan Data Tanggal Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin mengetikkan tanggal 13 Januari 2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ;  Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.  Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001 dengan cara 11/01/01.  Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya.  Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.  Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category.  Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut:

Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.  Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.

7.3 Mengatur Tampilan Data Waktu Sama halnya dengan memasukan data tanggal, memasukan data waktu juga harus disesuaikan dengan format waktu pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat dilihat pada bagian kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik), misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih jelas, ikuti langkah-langkah berikut ini :  Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.  Ketikkan waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit dengan cara 14:25  Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format waktunya.  Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan.  Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Time pada daftar pilihan Category.  Pada tab Type pilih jenis tampilan waktu yang dinginkan. Lihat gambar berikut:

Kotak sample akan menampilkan hasil pilihan anda.  Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah kita set. Jika ingin menampilkan tanggal dan waktu sekarang, kita langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu tekan tombol enter.

7.4 Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks Seperti Word 2000, di Excel 2000 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak tebal, miring, garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut ini :  Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.  Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.  Pada kotak dialog tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi:

 Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita.  Klik OK untuk menutup jendela ini. Untuk mengatur perataan tampilan data, dapat dilakukan dengan ;  Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.  Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Kotak dialog format cell akan ditampilkan.  Pada kotak dialog tersebut pilih tab Alignment, sehingga tampilannya menjadi:

 Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara horizontal. Lihat Gambar:

 Pilihan Vertical digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara vertikal. Lihat Gambar:

 Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur orientasi/arah perataan data dengan derajat posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan berikut:

 Klik OK untuk menutup jendela ini.

8. Edit Data Dalam materi edit data ini, kita akan membahas bagaimana caranya menyalin data (copy), memindahkan data (cut), menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete) dan bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat.

8.1 Menyalin Data (Copy) Menyalin data yang ada pada suatu sel/range dapat dilakukan dengan dua cara: 1. Menggunakan perintah Copy  Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin.  Pilih dan klik menu Edit, Copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+C.  Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.  Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V. 2. Menggunakan Mouse Perhatikan tabel berikut:

Asumsi jumlah barang sama. 1. Sorotlah sel/range yang akan di salin, sebagai contoh sel d3. 2. Arahkan penunjuk mouse ke Fill Handle (perhatikan tabel) sehingga beubah menjadi tanda plus (+), agak kecil ukurannya dengan yang sebelumnya. 3. Klik, jangan dilepas, dan geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel yang yang dituju. Untuk contoh diatas sel D6, baru tombol mouse dilepaskan.

Dengan cara yang sama kita juga bisa melakukan proses penyalinan rumus. Lihat tabel, Sel F3 merupakan hasil perkalian dari sel D3 dengan sel E3. Lakukan proses penyalinan data seperti diatas. Mudah bukan !!!.

8.2 Memindahkan Data (Cut) Seperti menyalin data diatas, kita juga dapat memindahkan data dengan dua cara, yaitu ; 1. Menggunakan Perintah Cut  Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan dipindahkan.  Pilih dan klik menu Edit, Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+X  Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.  Pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V. 2. Menggunakan Mouse Perhatikan kembali tabel diatas. Kita akan memindahkan tabel diatas, ke sel B10.  Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin. Sebagai contoh sorotlah range B2:F6.  Arahkan penunjukan mouse ke tepi kanan dari data yang disorot tadi. (tepi kanan kolom F, harus pada range yang disorot).  Geserlah penunjuk mouse tersebut ke sel B10, maka otomatis data yang disorot tadi akan berpindah.

8.3 Menyisip Baris/Kolom (Insert) Kadangkala kita ingin menyisip baris/kolom karena ada data yang tertinggal. Perhatikan kembali tabel diatas. 1. Menyisip Baris Kita akan menyisip baris pada lokasi baris kelima karena lupa memasukan barang Motherboar pada lokasi tersebut, maka caranya ;  Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi baris kelima. (misal sel B5)  Pilih dan klik menu Insert, Rows.


2. Menyisip Kolom Pada saat mengetikan tabel diatas, kita lupa memasukkan kolom satuan setelah kolom jumlah barang. Untuk mengatasi hal tersebut ikuti langkah menyisip kolom berikut:  Letakkanlah penunjuk mouse disel mana saja asal berada pada lokasi kolom yang diinginkan. Sebagai contoh kolom E, maka letakkakan di sel E.5 atau E.4 dsb)  Pilih dan klik menu Insert, Columns.

Jika anda berhasil melakukan proses diatas, maka hasilnya seperti berikut:

Isilah baris dan kolom tersebut dengan data yang terlupakan. Tugas Anda : coba pelajari bagaimana caranya menyisipkan suatu sel.

8.4 Menghapus Baris, Kolom dan Sel (Delete) Untuk manghapus baris, kolom atau sel yang tidak diperlukan lagi, dapat dilakukan dengan cara ; ® Sorotlah sel atau range yang akan dihapus. ® Pilih dan klik menu Edit, Delete, maka kota dialog delete akan ditampilkan seperti berikut:

® Pada kotak delete tersebut pilih salah satu model penghapusan berikut ini: 1) Shift cell left, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada baris yang sama yang terletak disebelah kanannya. 2) Shift cell up, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range yang disorot dan diganti dengan data pada kolom yang sama yang terletak disebelah bawahnya. 3) Entire Row, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/ range pada baris yang disorot. 4) Entire Columns, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel/range pada kolom yang disorot. ® Klik OK untuk menutup ini.

Tugas Anda : Bagaimana caranya menyembunyikan kolom dan baris, sehingga tidak terlihat dilayar ?

8.5 Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center) Ç Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan lebar tabel. (sorot perbaris) Ç Klik icon Merge & Center yang terletak pada toolbar standar.

8.6 Memberi Garis Pembatas (Border) Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari data yang kita buat lebih baik dan lebih mudah untuk dibaca. Untuk melakukan hal ini, ikuti langkat berikut ini : Ç Sorotlah sel/range yang akan diberi bingkai. Ç Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Kotak dialog format akan ditampilkan. Ç Klik tab Border, maka akan ditampilkan seperti berikut:

Ç Pada bagian Preset, pilih salah satu tombol berikut: Ø None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai yang telah ada. Ø Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot. Ø Inside, digunakan untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range. Ø Border, digunakan untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas, tengah, bawah, miring, sebelah kanan, kiri dll. Ç Pada bagian Style, pilih model garis yang dinginkan. Ç Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah disediakan oleh Excel 2000 pada tab Color. Ç Klik OK untuk menutup jendela ini.

9. Membuat Tabel dan Grafik Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2000. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat tabel dan grafik ini. 9.1 Membuat Tabel Pada materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita telah belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2000 yang dikenal dengan Autoformat. Dengan fasilitas ini, Excel 2000 telah menyediakan berbagai macam format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara menggunakan fasilitas ini : Ø Sorotlah range data yang akan dibuat tabelnya Ø Pilih menu Format, dan klik AutoFormat, maka kota dialog Auto Format akan ditampilkan seperti berikut ini:

Gunakan vertikal scroll bar untuk melihat model tabel lainnya yang disediakan oleh Excel 2000. Ø Klik salah satu model tabel yang diinginkan. Ø Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang disorot tadi akan diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.

9.2 Membuat Grafik 1. Membuat Grafik Menggunakan Chart Wizard Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :

Langkah-langkah membuat grafik ; 1. Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11. 2. Klik icon Chart Wizard maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut:

3. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh). 4. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab Series. 5. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 – Chart Options, ditampilkan seperti berikut:

6. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana Ø Chart Title, diisi dengan judul tabel Ø Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X Ø Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y Ø Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z 7. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut. 8. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya. 9. Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom), pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left) 10. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali, tergantung kebutuhan kita masing-masing. 11. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik. 12. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Location. Lihat gambar berikut:

Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu; 1. As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau 2. As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan. 13. Klik Finish untuk menutup jendela ini.

10. Mencetak Lembar Kerja Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Excel 2000 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja. Langkah-langkah mencetak lembar kerja ; a. Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya. b. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut:

c. Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini. d. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada kotak from dan 5 pada kotak to. e. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang aktif saat ini. f. Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap. g. Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s